No volverse loco con las gestiones de clientes

Al principio vamos estupendamente con nuestro negocio. Tenemos un volumen de trabajo que nos parece el ideal. Podemos llevarlo todo por delante. Conseguimos organizar el trabajo de retoque, montajes, decorados, fotografía y finalmente entregamos un trabajo final completo.

Somos el empresario más feliz del planeta. 

Hasta que nuestro volumen de trabajo aumenta de tal modo, que nos dejan K.O
¿Has llegado a ese punto en el que necesitas delegar y aún no te dan los ingresos para poder hacerlo?
En este punto llevo meses que me encuentro. ¿Qué hago?, tengo un volumen de trabajo muy amplio. Empiezas a fallar a clientes por que te despistas con los packs elegidos, los precios de sesión e incluso productos entregados.
Desde hace unos meses llevo buscando la clave para solucionar todo estos pequeños detalle.
gestionar clientes

¿Cómo he conseguido poner algo de orden?

  1. En las tarifas: ¿Cuando nos piden presupuestos?

Todos los packs están visibles en la página web. Esto hace que muchos de mis clientes miren allí a la hora de decidir que sesión tomar. Siempre hay algunos que nos envía un mensaje o llaman por teléfono para poder concretar sesión. En mi estudio, soy fotógrafa, administradora, blogger, youtube, marketing, relaciones publicas, diseñadora y ya con la guinda ” montamos nuestros decorados”. ¿Cómo lo hago?.  Aprovecho el avance tecnológico e intento responderles o acostumbrarlos a que me envíen whatsap.

  • Whatsap: Mensajes de whatsap que respondo de normal cuando termino la jornada laboral ó al día siguiente por la mañana. Siempre dejo el internet apagado y cuando llega la mañana al conectarlo llegan a sus destinos nuestros audios.
  • Mensajes en email: Dejo un pequeño ” texto” donde dejo más o menos escrito varios apartados dependiendo de la sesión. Estos textos los cree y dejo en algún editor de textos. Están adaptados de manera global y solamente tengo que copiar y pegar.
  • Llamadas de teléfono: Siempre las cojo cuando estoy libre o si me pilla en medio de una sesión llamo después cuando termine. Les indico que todo está en la web ó les dejo las notas de audio de whatsap.

 

¿Por qué uso whatsap con notas de audio? 

Me gusta que la familia que me llama, me escuche. No me gusta nada escribir y prefiero enviar una nota de audio. De ese modo, la familia que está al otro lado entiende la manera ene a que yo quiero explicarle la sesión.  A mi me parece mucho más cómodo y rápido.  
No me gusta nada estar un rato escribiendo por el móvil y esperando que me respondan para seguir escribiéndoles. No tengo tiempo, ni paciencia para el móvil. Soy una persona que no le gusta nada los móviles y por trabajo me veo obligada a llevarlo a todos lados. Así que intento llevarlo lo mejor posibles.
Nunca respondo en horario ” No comercial”. Y si lo hago dejo el internet quitado para que les llegué cuando esté disponible a dicho horario. Me parece una falta de respeto para la familia que llama ó para nosotros. Tenemos que separar trabajo de vida.

Gestiones de orden de clientes.

Todos mis clientes y familias que vienen al estudio tienen contratos. Ya os explique en un post anterior como realizar dichos contratos. Los utilizo para mi organización, me encanta tenerlos separados en sí. Tengo varios separadores en el estudio en donde se separan por sesión.

  • Clientes o familias que vendrán una vez puntual al estudio. ( Sesión Newborn, embarazada, campañas, infantil).
  • Familias que vienen de forma continuada ( embarazo con bebé, Cumplemes, seguimiento de embarazo).
  • Sesión terminada (Aquellas que ya se entregaron).
  • Productos esperando del laboratorio. 
  • Sesiones que están a medias.

¿Cómo van nuestros contratos viajando por el estudio hasta que llegan a terminados?. 

Sesión puntual -> Sesión esperando del laboratorio -> Sesión terminada.

Para organizarme yo de manera visual en que parte del proceso está un cliente. Utilizo el programa Trello. Es ideal para organizar todo este proceso. Es ideal, por que nos ayuda a seguir un orden.  Además de poderlo ver desde cualquier lugar y soporte que esté conectado a internet. Si tenemos dudas en algún momento ! Podemos revisarlo¡
En Trello tengo estos apartados.

Sesión día | Preparar galería | Familia eligiendo fotos | Editar fotos | Enviado al laboratorio | Falta algún producto | Entregado 

Las sesiones que están terminadas van a dos carpetas ” Publicar y no publicar”. Las de no publicar las dejo hasta 3 meses en mis archivos. Si los papás en 3 meses ” no quieren publicar”. Les aviso que voy a eliminarlas y elimino dicho contrato. Las sesiones terminadas que sí dejan publicar, van a otra carpeta donde sí dejan publicar.

Sesiones de seguimiento : Lo tengo en un apartado visual donde está cerca mía siempre. Donde puedo organizarlo en baldas ó estanterías para poder acceder siempre a ellos.

Es complicado conseguir un orden si no lo realizamos desde primera hora. Cada vez el trabajo aumentará y nosotros iremos empujando una bola de trabajo que es imposible de seguir si no realizamos dicho proceso.  Si tenemos que aprovechar las etapas flojas para comenzar con este orden, hay que hacerlo. Por que estaremos fallando siempre a algún cliente y cometiendo pequeños errores por descuidos.

Espero que el post de hoy os haya sido de gran utilidad. Os dejo un video en youtube explicando todo el proceso.

 

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